Cómo evitar que tu evaluación de competencias de empleados sea un mero trámite inútil

Vamos a contaros una historia relacionada con la evaluación de competencias. Seguro que os suena. Es viernes, faltan dos horas para terminar la jornada laboral y disfrutar de un merecido fin de semana. Sin embargo los responsables de talento de la empresa no están muy contentos. Más bien están algo nerviosos y enfadados. Y es que no es un viernes cualquiera, es la fecha límite que se ha establecido para que se rellenaran las evaluaciones de competencias de los empleados.

Han tenido tres semanas completas para rellenar y entregar esas evaluaciones, y ayer jueves solo un 5% de ellos lo había hecho. Desesperados, envían un email a los líderes de equipo y departamentos con un último aviso. Ni siquiera escriben un texto en cuerpo de email, basta con el asunto: “¡Por favor, recordad enviar hoy las evaluaciones de competencias! ¡Último día!”.

A los 10 minutos reciben un 30% de las evaluaciones de empleados. ¡A los 10 minutos! No saben qué les enfada más, que solo hayan dedicado 10 minutos a la evaluación y las hayan rellenado deprisa y corriendo, o que saben que el 45% de evaluaciones restantes las van a recibir fuera de plazo. Eso sí, no las van a recibir fuera de plazo para dedicarles tiempo y hacerlas con cariño. Las van a hacer en 10 minutos también.

Deciden abrir un par de evaluaciones para confirmar las sospechas. Que casualidad, todos los empleados tienen la misma nota. Algunos jefes de equipo han puesto a todos sus empleados un 3 sobre 5, ni bien ni mal, no vale la pena pisarse los dedos tomando decisiones. En otros departamentos los líderes han sido más generosos: todos los empleados tienen la nota máxima en cada una de las competencias. ¡Qué maravilla! Llevaban meses quejándose de que existen fricciones y problemas que no les permiten alcanzar sus objetivos. Así que los responsables de talento se alegran al ver que lo han solucionado todo en los últimos 10 minutos.

El departamento de talento se lo toma a risa, qué hacer sino. Pero las risas se apagan. Se dan cuenta que van a estar dos o tres semanas trabajando en un informe con datos totalmente irreales que nadie va a tomarse en serio. Se dan cuenta de que ha tirado trabajo a la basura, y de que todavía van a tirar más trabajo a la basura.

¿Te suena esta historia? Seguro que sí. Esto se repite en cientos y miles de empresas de todo el mundo, así que si te ocurre en la tuya no deberías sentirte mal. Pero tiene solución. En esta guía vamos a ayudarte a que las evaluaciones de competencias se tomen en serio. Vamos a darte pautas para que las evaluaciones dejen de ser una formalidad inutil y la empresa y te aporte valor real. Valor para que tus empleados crezcan, valor para alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa. Y valor para que tus empleados estén más satisfechos en la empresa. Mejorando las evaluaciones absolutamente todos vais a salir ganando.

 

No te rindas con la evaluación de competencias: Estos son sus beneficios.

Hemos querido dedicar una parte a hablar de las bondades de la evaluación de competencias porque no queremos que os rindáis con ella. Muchas empresas han acabado prescindiendo de las evaluaciones de empleados precisamente porque sabían que acababan siendo totalmente inútiles. Y es totalmente lógico. Si vas a tirar horas de trabajo a la basura, vale la pena centrar esas horas en otras tareas que sí aportan valor (¿os suena la metodología lean?). Pero las evaluaciones no son inútiles, todo lo contrario. Las evaluaciones de desempeño y competencias pueden ser grandes herramientas para hacer crecer el talento y la empresa. Pero para sacar todo su potencial necesitamos mejorar la calidad de los datos y la implicación de los empleados. ¡En esto consiste esta guía!

Una buena evaluación de empleados permite:

  • Detectar necesidades a tiempo para adelantarse a ellas
  • Darle feedback a los empleados para que sientan que sus esfuerzos están siendo reconocidos.  No se trata de “pillar” a los empleados haciendo las cosas mal, sino “pillarlos” haciendo las cosas bien.
  • Detectar qué áreas o empleados necesitan mejorar, y darles un empujón en la dirección apropiada. Si trabajamos los puntos débiles lograremos súper empleados capaces de todo.
  • Asegurarnos que la empresa marcha sobre el rail adecuado y al ritmo adecuado para alcanzar objetivos.
  • Tener datos objetivos y reales sobre lo que escuchamos en los pasillos. Porque tomar decisiones difíciles es menos difícil si tenemos datos que nos dan la razón.

Así que si estás pensando en deshacerte de la evaluación en tu empresa, piénsatelo dos veces. El problema no es la evaluación, sino la metodología. Dale otra oportunidad y benefíciate de su poder.

Paso 1: Demuestra a tus empleados las consecuencias de la evaluación de competencias

Como ya hemos dicho, muchas empresas deciden rendirse con la evaluación porque la ven inútil. Y si tú has llegado a esta guía puede que estés en una situación similar. Lo que quizá no sabes es que quizá hay otros en tu empresa que ya se han rendido antes que tú: los que rellenan la evaluación. Ya sean los líderes de equipo, o los propios empleados con su auto-evaluación.

Si las evaluaciones de desempeño o de competencias no tienen una consecuencia tangible, los empleados van a tener la sensación de que no sirven para nada. Y a nadie le gusta dedicarle tiempo a tareas inútiles. Nos llena de frustración realizar tareas por obligación que sabemos que no sirven para nada. Y las evaluaciones no son una excepción.

Hay que tener mucho ojo con las evaluaciones porque pueden crear una espiral negativa de la cual es muy difícil salir. Los empleados tienen la sensación de que no sirven para nada, y por lo tanto las hacen deprisa, corriendo y mal. Las evaluaciones pasan a ser tareas que nos quitamos de encima cuanto antes y la la forma más rápida posible. Esto provoca unos resultados cuestionables y de poca calidad. Que a su vez provoca que el departamento de recursos humanos también empiece a tratar esta tarea como un mero trámite que hay que hacer por obligación. Esto alimenta la sensación de inutilidad entre los empleados, y el bucle empieza otra vez, pero esta vez de forma más grave.

Puede que te interese: 61 competencias que las empresas digitales miden y fomentan entre sus empleados

El primer paso para que los empleados se tomen en serio las evaluaciones de desempeño y de competencias es que las consecuencias de sus resultados se perciban en su día a día. Y eso no consiste únicamente en hacer una reunión informando de los resultados. No se trata únicamente de dar una palmadita en la espalda para bien y para mal.

Hagámonos las siguientes preguntas:

  • ¿Cuando detectamos áreas de mejora, tomamos medidas para mejorarlas? ¿Añadimos nuevas herramientas de trabajo? ¿Cambiamos las metodologías? ¿Las formaciones recibidas dependen de los resultados de las evaluaciones?
  • Cuando un empleado obtiene malos resultados en una evaluación, ¿le damos un camino concreto a seguir para mejorar? ¿O solo le informamos esperando a que lo solucione por su cuenta? (¡Sorpresa! No lo consigue porque no sabe ni por dónde empezar).
  • ¿Cuando un empleado obtiene buenos resultados lo felicitamos correctamente? ¿Sabes que si no lo hacemos posiblemente deje de hacer un trabajo de 10? Porque cuando no existe diferencia entre el 10 y el 5, vamos a por el aprobado raspadito, que es más cómodo.
  • ¿Existe algún tipo de variable en el sueldo que depende de sus resultados en las evaluaciones?
  • ¿Sacamos a relucir datos de las evaluaciones en la toma de decisiones importantes, como en un despido o un ascenso?

Si nadie nota la diferencia entre puntuar correctamente y puntuar de forma aleatoria, es lógico que los empleados vean estas evaluaciones como un mero trámite inútil.

¿Y qué podemos hacer si realmente no hay consecuencias a simple vista pero sí hay consecuencias? Pues las comunicamos. Hagamos un fuerte trabajo de comunicación para que los empleados y los evaluadores comprendan que estas evaluaciones son importantes. Durante el próximo periodo de evaluación podemos enviar una serie de emails explicando para qué se utilizan los resultados de evaluaciones aunque esos resultados no se vean a simple vista. Si tu equipo comprende que esa tarea es importante, la cumplirá con más cariño y detalle.

 

evaluación de competencias puntuales

Paso 2: Aumenta la frecuencia de evaluación de empleados

Aumenta la frecuencia de evaluación. Puede que os hayáis llevado las manos a la cabeza. Si ya cuesta evaluar una vez al año o dos veces al año como mucho, ¿Cómo voy a hacerlo más veces? Pues porque estamos ya en el siglo XXI, existen infinidad de herramientas digitales que nos facilitan la vida a la hora de evaluar y procesar los resultados y los datos.

Si sigues evaluando en papel o con un documento de Excel que viaja a través de emails (y nunca sabes cual es la versión más actualizada, y los evaluadores tampoco) es lógico que te agobies al aumentar el periodo de evaluación. Pero quizá va siendo hora de digilizarse. Que no lo hacemos por capricho y por vivir una jornada laboral más cómoda. Lo hacemos también porque la competencia sí está digitalándose, y una empresa que mide más (y bien), mejora más (y bien). Y si una herramienta de evaluación de competencias nos permite agilizar el proceso y volverlo 20 veces más rápido, nos podemos tomar la libertad de aumentar la frecuencia de evaluación.

Aumentar la frecuencia de la evaluación de competencias conlleva una serie de ventajas geniales para todas las partes de la empresa: evaluadores, empleados y dirección.

Ventajas para evaluadores.

Vamos a empezar por las ventajas para los evaluadores. Muchas veces nos quejamos de los malos resultados de las evaluaciones por que los evaluadores son unos descuidados que quieren acabar la tarea lo antes posible. Puede que en algunos casos sea cierto. Pero muchas veces simplemente ocurre porque el ejercicio de resumir el desempeño de todo un año en una única nota es una responsabilidad muy grande. Especialmente si no te acuerdas de todo lo que ha ocurrido durante un año. Es en estos casos cuando ocurre algunos de los siguientes escenarios:

  1. No me acuerdo de nada de lo que ocurrido durante todo un año. Nadie ha sido perfecto, todos han tenido sus más y sus menos aunque no recuerde qué exactamente. Le pongo a todos una nota que no es ni bien ni mal. Un 3 sobre 5 por ejemplo. O un 5 sobre 10 (dependiendo de la escala que utilicemos).
  2. No me acuerdo de nada tampoco, pero no quiero poner a nadie en un compromiso porque es culpa mía que no me acuerde. Así que le pongo a todos la máxima nota. Un 5 sobre 5, o un 10 sobre 10.
  3. No me acuerdo de lo que ha ocurrido durante el último año, pero sí me acuerdo de lo que ha ocurrido en el último mes. Así que generalizo y baso las notas de todo un año en la experiencia que he tenido en las últimas semanas. Las notas no serán idénticas en todos los empleados, pero serán igual de poco realistas.

Aumentar la frecuencia de evaluación aumenta las probabilidades de que las notas sean más realistas. Es difícil que recuerde y sintetice todo un año en un único número. Pero no es tan difícil recordar y sintetizar un periodo de un mes o dos meses en un único número.

Pero tengamos en cuenta que para aumentar la frecuencia de evaluación puede que tengamos que cambiar la metodología de evaluación. Necesitamos una metodología muy ágil. Si te cuesta un mes de trabajo gestionar las evaluaciones anuales, no puedes simplemente multiplicar ese proceso por cinco. Existen herramientas de evaluación de competencias que nos permiten evaluar de forma muy rápida. Desde una hoja de cálculo de Google colaborativa y en la nube, hasta herramientas más centradas en la evaluación como Zeppelean. Estas herramientas permiten evaluar a un equipo entero en 15 minutos, y hacerlo bien.

Ventajas para empleados

La principal ventaja que obtienen los empleados es obtener feedback sobre su rendimiento de forma frecuente. Muchas veces la frustración dentro de una empresa ocurre porque no se reconoce el trabajo bien hecho. Y darle feedback al empleado una vez al año no es suficiente. Imagínate que te pasas un año entero haciendo exámenes pero nunca te dieran la nota. O peor, que te la dieran pero no existiera diferencia entre obtener un 10 o un 5.

Pero lo más importante de todo: aumentando la frecuencia de las evaluaciones de empleados les hacemos ver que la mejora continua no es un evento que ocurre una vez al año. Les hacemos ver que la mejora continua es un esfuerzo que hay que integrar en el día a día. Aquí podemos leer más sobre cómo la empresa “La Tienda Home” consiguió que los empleados integraran la mejora en su día a día.

evaluación de competencias con gamificación

Ventajas para la empresa

Las ventajas para la empresa al realizar evaluaciones más frecuentes son muy claras: Tenemos más datos, y estos datos son más realistas. Esto nos permite tomar mejores decisiones para hacer crecer nuestro talento. Y con esto volvemos al paso 1. Tomar decisiones con los datos es demostrarle a los empleados que las evaluaciones son útiles y se deben tomar en serio.

Además evaluar de forma más frecuente nos permite mejorar más rápido que nuestros competidores. Esta empresa (La Tienda Home) evalúa algunas competencias cada semana. ¡Cada semana! Imaginate tener el poder de detectar problemas y solucionarlos semana a semana, y no año a año. Es lógico que esta empresa sea líder en su sector. Aquí podéis leer más sobre su proceso de evaluación.

Paso 3: Haz evidente el progreso y el crecimiento de los empleados y los equipos

Otra ventaja de utilizar herramientas digitales es poder acceder a gráficos y datos con la evolución de nuestro talento. Esto puede parecer una tontería, pero no lo es. Observar el crecimiento y la evaluación es muy motivador.

¿A que ver la evolución tras meses de dieta y gimnasio te motiva? ¿A qué ver que has mejorado mucho tocando el piano o la guitarra te motiva? Lo mismo ocurre con tu desempeño profesional.

De hecho, los primeros meses de dieta y gimnasio siempre suelen ser los más difíciles porque es difícil notar resultados. Al no existir una evolución es fácil desmotivarnos. Pero en el momento en el que vemos una clara evolución y un claro crecimiento, seguimos trabajando para que la evolución no pare. Lo mismo ocurre con nuestras evaluaciones. Esto ayuda a que las evaluaciones se tomen en serio por parte de los empleado y los equipos. Más aún si saben que los resultados van a quedarse plasmados en un informe progresivo, que no puntual.

Paso 4: Recompensa la diligencia. La puntualidad tiene premio

evaluación de competencias con gamificación

Si entregar las evaluaciones de competencias o desempeño a tiempo es todo un reto, ¿has pensado en crear un pequeño aliciente para los más puntuales?

En el paso siguiente hablaremos un poco más sobre recompensas y mecánicas de juego, pero por ejemplo Zeppelean premia a los evaluadores más puntuales. Cumplir evaluaciones da monedas virtuales a los evaluadores. Pero la cantidad de monedas que reciben como premio desciende conforme se acerca la fecha límite. De esta manera Zeppelean consigue que los evaluadores (o los empleados que se autoevalúan) no dejen esta tarea para el último momento.

Paso 5 (opcional): ¿Y si convertimos la evaluación en un juego?

Evaluación de competencias y gamificación

Este paso es el más diferente de todos. Pero también es el que ha conseguido que miles de evaluadores sean diligentes y realistas a la hora de evaluar: Convertir la evaluación en un juego.

Puede que te interese: Evaluación de competencias y gamificación. Guía completa para entender sus ventajas.

Puede que te interese: Cómo aplicar gamificación en la evaluación de competencias y desempeño. Guía paso a paso.

Zeppelean premia de forma automática a los evaluadores y los evaluados con recompensas virtuales, como monedas y cromos. Hay premio virtual por evaluar a tiempo. Hay premio virtual por mejorar los resultados evaluación tras evaluación… En definitiva, gracias a los elementos de juego los empleados disfrutan haciendo y recibiendo evaluaciones. Y esto puede ser clave para conseguir unas evaluaciones que se tomen en serio: que los empleados se enamoren del proceso. Porque si los empleados se enamoran del proceso, los resultados llegan solos.


No te pierdas ninguno de nuestros artículos y sigue aprendiendo con nosotros. ¡Suscríbete a nuestra newsletter!

Entradas relacionadas:
Las 6 habilidades comerciales del siglo XXI y cómo desarrollarlas en tu equipo con juegos
por Jaime Grau
Cómo utilizar el feedback para mejorar el rendimiento y la motivación de tus empleados. Guia Completa.
por Jaime Grau
5 innovadoras herramientas para evaluar competencias de empleados
por Jaime Grau
Quiero evaluar las competencias de mis empleados con un juego. ¿Qué opciones tengo?
por Jaime Grau
Cómo aplicar gamificación en la evaluación de competencias y desempeño. Guía paso a paso.
por Jaime Grau
¿Qué competencias evalúan y desarrollan en los empleados de Google, Apple y Amazon?
por Jaime Grau

Leave a Reply

Your email address will not be published.